取引先からメールで届くPDFの請求書や、ネット通販の領収書など、データでやり取りした書類は、「電子帳簿保存法」により電子データのまま保存する義務があります。これは個人事業主・フリーランスも対象です。「印刷して紙で保管していたから大丈夫」とはいかない点に注意が必要。義務の内容と要件を整理します。
電子取引データの保存義務
申告所得税の帳簿・書類の保存義務がある人（事業を行う個人は基本的に対象）が、請求書・領収書・契約書・注文書などをデータでやり取りした場合は、その電子データを電子のまま保存しなければなりません。紙に印刷して保存するだけでは、この義務を満たしたことになりません（紙でやり取りした書類は従来どおり紙で保存します）。
対象になるデータ
- 取引先からメールに添付されて届いたPDFの請求書・領収書
- ネット通販で発行された領収書・購入明細（ダウンロードしたもの）
- クラウドサービスやEDIでやり取りした請求書・契約書
- クレジットカードや決済アプリの利用明細データ など
要するに、紙ではなく「データ」で授受した取引書類が対象です。
保存の要件
電子取引データの保存には、次の要件があります。
- 真実性の確保（改ざん防止）：タイムスタンプを付す、訂正・削除の履歴が残るシステムを使う、または「改ざん防止のための事務処理規程」を備え付けて運用する、のいずれか。事務処理規程は国税庁のひな形を使えば、コストをかけずに対応できます。
- 可視性の確保：ディスプレイ・プリンタ等で画面・書面に出せること、原則として「日付・金額・取引先」で検索できること。
小規模な個人事業主の緩和
検索機能は不要なことが多い：前々年の売上高が5,000万円以下の個人事業者などは、検索機能の確保が不要です（令和5年度の改正で、対象が1,000万円以下→5,000万円以下に拡大）。また、データを書面に出力して日付・取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている場合も、検索機能は不要です。ただし、データそのものを保存する義務はなくなりません。多くの個人事業主は、データをフォルダに分かりやすく保存し、事務処理規程を備えておけば対応できます。
まとめ
- メールやネットでデータ受領した請求書・領収書は、電子のまま保存する義務がある（印刷だけはNG）。
- 要件は、改ざん防止（事務処理規程の備付けでも可）と、検索・表示できること。
- 前々年の売上5,000万円以下の個人事業者などは、検索機能の確保が不要。
- データの保存自体は必要。フォルダ整理＋事務処理規程で対応できる。
帳簿・書類の保存全般は帳簿のつけ方を参照してください。利益から税金・社会保険料がいくらになるかは確定申告の税額試算で確認できます。