個人事業主の帳簿のつけ方｜単式・複式簿記と保存期間

確定申告で正しく所得を計算するには、日々の取引を「記帳」し、帳簿や書類を保存しておく必要があります。記帳は一部の人だけの義務ではなく、事業を行う全ての個人に課されています。青色申告か白色申告か、青色の控除額によって、必要な記帳の方法が変わります。

基本を整理します。

記帳は全員の義務

事業所得や不動産所得などがある個人は、所得税の申告が必要かどうかにかかわらず、全員に記帳と帳簿等の保存義務があります。白色申告でも記帳は必要です。「青色申告だけが帳簿をつける」というのは誤解です。

単式簿記と複式簿記

記帳の方法には、大きく単式簿記と複式簿記があります。青色申告の控除額と対応しています。

• 単式簿記（簡易簿記）：家計簿のように、日付・相手・金額・摘要を記録する簡易な方法。青色申告の10万円控除に対応します。白色申告の記帳もこのレベルです。前々年の所得が300万円以下なら、より簡易な現金主義による所得計算も選べます。
• 複式簿記：一つの取引を「借方」「貸方」の両面から記録し、貸借対照表と損益計算書を作る方法。青色申告の55万円・65万円控除に必要です。

複式簿記で青色申告をしていると、貸倒引当金や純損失の繰越控除といった特典も使えます。

単式簿記（簡易帳簿）の記帳イメージは、年月日・摘要（取引内容）ごとに「売上」「仕入」「経費」の欄へ金額を書き込むだけです。経費はさらに給料賃金・外注工賃・減価償却費・地代家賃・水道光熱費・通信費などの項目に分けて記載します（国税庁の様式例より）。

帳簿・書類の保存期間

• 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）・決算関係書類：青色申告は原則7年間（所得にかかわらず短縮されません）。白色申告の帳簿は5年間（法定の記帳に基づく帳簿は7年間）。
• 現金預金取引等関係書類（領収証・預金通帳など）：青色申告は7年間（前々年分の事業所得・不動産所得が300万円以下なら5年間）。
• 請求書・見積書・契約書などその他の書類：5年間。
• 消費税の課税事業者：仕入税額控除に必要な請求書等や、交付した適格請求書の写しは7年間。

迷ったら、帳簿も書類も7年保存しておくと安心です。

ここまでは紙の書類の保存期間です。取引先からメールやネットで受け取った請求書・領収書などのデータは、紙に印刷するのではなく電子データのまま保存する義務があり、保存期間とは別に満たすべき要件があります。

何を記帳・保存する？

売上・仕入れ・経費などの取引を、日付・相手・金額・内容がわかるように記帳します。あわせて、その根拠となる請求書・領収書・レシート・通帳などを保存します。経費を正しく計上するためにも、証ひょう（証拠書類）の保管は欠かせません。

取引を記帳するときは、内容ごとに勘定科目へ分類しておくと、決算書づくりがスムーズになります。

事業用の屋号付き口座を使うと、事業のお金と個人のお金を分けやすく、記帳もしやすくなります。

まとめ

• 事業を行う個人は全員、記帳と帳簿等の保存義務がある（白色も含む）。
• 単式簿記＝青色10万円控除、複式簿記＝青色55万・65万円控除。
• 帳簿は原則7年（青色は短縮なし）、領収証など現金預金関係書類は7年（青色で前々年所得300万円以下は5年）、請求書などその他の書類は5年、消費税の請求書等は7年。
• 会計ソフトを使えば、複式簿記の帳簿・決算書づくりが楽になる。

記帳した利益から税金・社会保険料がいくらになるかは、確定申告の税額試算で確認できます。

公式一次情報

• 国税庁「No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度」（事業所得等がある方の記帳・保存義務、帳簿は原則5年間・現金預金取引等関係書類は5年間）
• 国税庁「No.2070 青色申告制度」（帳簿・書類は原則7年間、書類によっては5年間でよいこと）
• 国税庁「帳簿の記帳のしかた（事業所得者用）」（売上・仕入・経費を年月日・摘要ごとに記載する様式例）