電子取引データの検索要件｜ファイル名・索引簿の付け方と猶予措置
メールやネットで受け取った請求書データを「日付・金額・取引先」で探せる状態にする方法と、対応が間に合わないときの猶予措置を整理します。
国税庁の制度メールで届いたPDFの請求書やネットで受け取った領収書などの電子取引データは、紙に印刷して保存するだけでは足りず、データのまま保存する決まりです。保存のルールは3つあり、そのうち迷いやすいのが「日付・金額・取引先で検索できること」です。
専用のシステムがなくても、ファイル名の付け方や索引簿の作成で対応できます。この記事では、検索要件の中身、ファイル名と索引簿の具体例、検索機能が不要になる場合、対応が間に合わないときの猶予措置を説明します。電子帳簿保存法の全体像と個人事業主向けの区分は、個人事業主の電子帳簿保存法で扱っています。
保存のルール3つと検索要件の位置づけ
注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当するデータを電子で受け取った、または渡した場合は、そのデータを電子で保存する義務があります。原則的な保存のルールは次の3つです。
| ルール | 内容 |
|---|---|
| ①改ざん防止 | タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムでの授受・保存、改ざん防止の事務処理規程の策定と運用のいずれか |
| ②見読可能装置 | 保存したデータを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付ける |
| ③検索機能 | 「日付・金額・取引先」の3つで検索できる（追加の条件あり） |
この記事で扱うのは③の検索要件です。メールを紙に印刷して保存する方法は、令和3年度の税制改正で認められなくなっています。
検索要件の中身
国税庁のリーフレットでは、検索要件を次のように説明しています。まず、日付・金額・取引先の3つの要素で検索できる必要があります。
そのうえで、次のどちらかを満たします。
- 日付または金額での範囲指定検索と、2つの要素を組み合わせた検索ができる
- 税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができる
つまり、範囲指定や組合せの検索ができるシステムを用意するか、調査のときにデータをまとめて提出できるようにしておくか、のどちらかです。後者を選ぶ場合も、日付・金額・取引先の3要素で探せる状態は必要です。
ファイル名で満たす方法
国税庁の一問一答には、特別な保存ソフトを使っていない個人事業主の例が載っています。取引の相手からメールにPDFの請求書が添付されてきた場合、次のように保存すれば要件を満たすとされています。
- 請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する
- 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する
- 改ざん防止の事務処理規程を作成し、備え付ける
ファイル名の例として、2021年1月31日に株式会社霞商店から受領した110,000円の請求書は「20210131_㈱霞商店_110000」とされています。この例は日付・取引先・金額の順ですが、並べ方を毎回そろえることがポイントです。
| 受け取ったもの | ファイル名の例（日付_金額_取引先） |
|---|---|
| 請求書（PDF） | 20241217_220000_㈱霞商店 |
| 領収書（ネットで取得） | 20240228_330000_国税工務店㈱ |
| 注文書（メール添付） | 20240210_330000_国税工務店㈱ |
上の表は、国税庁のリーフレットの索引簿の例にある日付・金額・取引先をもとに、ファイル名の形に直した例です。実際の名前の付け方は自社で決めてかまいませんが、国税庁のリーフレットは日付・金額・取引先の順で表記するとしています。
索引簿で満たす方法
ファイル名を変えられない場合は、表計算ソフトで索引簿を作り、それを使って検索する方法でも検索要件を満たせます。国税庁のリーフレットの例では、次のような列を作っています。
| 連番 | 日付 | 金額 | 取引先 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 20240331 | 110000 | (株)霞商店 | 請求書 |
| 2 | 20240210 | 330000 | 国税工務店(株) | 注文書 |
索引簿は受け取るたびに1行足していく運用になります。ファイル名で整理する方法と索引簿の方法は、どちらか一方で足ります。取引の件数が少なければファイル名、データの名前を変えにくい場合は索引簿、というように選べます。
検索機能が不要になる場合
基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、検索要件を満たす必要がありません。
国税庁の一問一答では、このほかに、電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付と取引先ごとに整理して、提示・提出できるようにしている場合も、あわせてダウンロードの求めに応じるのであれば、検索機能の確保が不要になるとされています。
ただし、検索要件が不要になっても、データを保存すること自体と、改ざん防止の措置は必要です。売上高の判定が個別の事情で変わる場合は、税務署または税理士に確認してください。
対応が間に合わないときの猶予措置
原則的な保存のルールに対応できていなくても、次の2つを両方満たす場合は、電子取引データを保存しておくだけでよいとされています。
- 原則的な保存のルールに従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める
- 税務調査の際に、電子取引データのダウンロードの求めと、データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができる
相当の理由について、事前の届出は不要です。国税庁のリーフレットは、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められるとしています。
この猶予は、まずデータを消さずに保存しておくことが前提です。メールを削除したり、ECサイトの領収書をダウンロードせずに放置したりすると、保存そのものができなくなります。
受け取ったデータの改ざん防止も忘れずに
検索要件のほかに、①の改ざん防止の措置も必要です。国税庁の一問一答は、受け取ったデータは一般的に受領者側でデータの訂正・削除が可能と考えられるため、タイムスタンプが付いていないデータは、受領者側でタイムスタンプを付けるか、事務処理規程にもとづいて適切に管理することが必要だとしています。
専用のシステムを入れない場合は、事務処理規程を作って備え付ける方法が現実的です。書類の保存期間は法人の書類の保存期間の一覧で確認できます。
次に知りたいこと
- 電子帳簿保存法の3区分と、個人事業主の場合の緩和は、個人事業主の電子帳簿保存法で確認できます。
- 帳簿や書類をいつまで残すかは、法人の書類の保存期間の一覧と法人の帳簿の保存期間で整理しています。
- 紙で受け取った領収書や請求書をスキャンして保存する場合は、スキャナ保存の要件で確認できます。
- 発行した請求書の控えの保存は、インボイスの交付義務・修正・保存で確認できます。
公式情報
- 国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）（保存ルール3つ、検索要件、索引簿とファイル名の例、猶予措置）
- 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和6年6月）（問16：ファイル名の例、基準期間の売上高5,000万円以下の取扱い、出力書面の整理。問4：受領データの訂正削除への対応）
まとめ
- 電子取引データは、日付・金額・取引先の3要素で検索できる状態にして保存する。
- 専用システムがなくても、ファイル名を「日付_金額_取引先」の形でそろえるか、索引簿を作れば対応できる。
- 基準期間の売上高が5,000万円以下なら、ダウンロードの求めに応じられれば検索要件は不要。
- 対応が間に合わない場合は、相当の理由があれば猶予措置があるが、データは消さずに保存する。
法人成りの前後で基準期間や保存期間がどう変わるかは法人成り前後の電子帳簿保存法で整理しています。
よくある質問
- 電子取引データの検索要件とは何ですか？
- 日付・金額・取引先の3つの要素で検索できることです。加えて、範囲指定検索と組合せ検索ができるか、ダウンロードの求めに応じられる必要があります（出典：国税庁リーフレット）。
- 専用のシステムがなくても検索要件を満たせますか？
- 満たせます。ファイル名を日付・金額・取引先の順にそろえてフォルダに保存するか、表計算ソフトで索引簿を作る方法があります（出典：国税庁リーフレット）。
- 売上が小さい事業者は、検索要件を守らなくてよいですか？
- 基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、ダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索要件を満たす必要がありません。データの保存と改ざん防止の措置は必要です（出典：国税庁リーフレット）。
- 猶予措置を使うのに、税務署への届出は必要ですか？
- 事前の届出は不要です。人手不足やシステム整備が間に合わないことなども、相当の理由として認められるとされています（出典：国税庁リーフレット）。
- メールで受け取った請求書を印刷して保存するだけでよいですか？
- よくありません。令和3年度の税制改正で、出力した書面による保存は認められなくなり、データそのものの保存が必要です（出典：国税庁 一問一答）。